記録から承認PDFまでの使い方

お使いの帳票の対応形式と情報の取扱いを確認してから利用します。練習用画面ではサンプルファイルを使ってください。

元ソフトから取り出すもの

• 通所介護：お使いの介護ソフトで対象月・対象利用者を確認し、経過記録と利用者一覧をExcelで出力します。2冊を同時に選びます。出力メニューはお使いのソフトの版や権限により異なるため、元ソフトの正規手順で確認します。
• 訪問介護：お使いの介護ソフトから対象期間・利用者の記録PDFを出力し、1冊を選びます。

ケアこよりでの6つの手順

1. 対象を選ぶ。職員用URLでログインし、サービス・事業所・利用者・対象月・宛先を選びます。
2. 記録を選ぶ。通所は「1. Excel2冊を選択」、訪問はPDFの選択を押します。
3. プレビューを確認して取り込む。ファイルの氏名・利用者コード・事業所・月を照合し、取り込む利用者候補とアプリ側の対応先を指定します。抽出内容と保留理由を読み、「2. プレビューを確定」で記録へ反映します。
4. 下書きを作る。取り込みの確定後に「3. 必要な下書きを作る」を押します。事業所の利用設定に沿って、未確認の下書きを保存します。利用不可の場合は画面の案内に従います。
5. 職員が確認・修正。日付・数値・否定・未確認を原文と照合します。本文・帳票の必要項目を保存し、各段落と取り込んだ範囲の原文すべてを確認します。保存後の再確認が必要な場合も画面に案内が出ます。
6. 承認PDFを取得。確認済みの版を承認します。「承認とPDF」で版を選び、作成済みなら再作成せず「PDFの保存リンクを準備」へ。次に「PDFファイルを保存」を押し、保存したPDFを開いて全ページを確認します。宛先・月・版・紙面を確認してから、職員が送付を判断します。

うまく進まないとき

• 月違い：画面とファイルの対象月を合わせ、利用者の対応先を確認します。
• 保存・取込の結果が未確認：同じ取込みや生成を繰り返さず、「状態を照会」「保存状態を確認」を使います。照会できない場合は画面の案内と照会IDを運営担当へ伝えます。
• 承認できない：表示された不足項目を入力し、保存後の原文確認を完了します。
• 「承認済み」でも端末へのPDF保存は別工程です。全頁確認を終えるまで送付をしません。

情報の取扱いについて

記録には大切な個人情報が含まれます。利用範囲・保存期間・外部AIへの送信などの条件を、ご契約前に確認してください。

紹介ページと職員用サイト

紹介ページの文章と画面見本はサンプルです。画面見本の操作で記録の保存やAIへの送信は行いません。

職員用サイトはログインが必要です。会社・事業所の所属を確認して、記録や報告書・PDFへのアクセスを制限します。

下書き生成時の流れ

元ファイルを取り込み、対象・原文・下書きを専用の保存先で管理します。AI下書き生成を有効にする場合、対象の記録を外部AIサービスへ送る工程があります。送信対象と利用目的は、事業所の利用条件に沿って管理します。

生成前に対象データ、利用目的、送信先、料金上限と提供条件を確定します。AIの出力は未確認の下書きであり、原文の確認、修正、承認、送付の判断は職員が行います。

ご契約前に確認する項目

• 販売・運営責任者、業務用問い合わせ先
• データの種類、利用目的、処理・保存・外部送信先
• 保存期間、バックアップ、終了時の返却と削除手順
• AIの利用条件、利用量上限、追加料金とサポート範囲
• 実帳票の適合、職員アカウント・所属の確認、障害時の連絡

利用者・家族・職員の記録、健康情報、パスワード、APIキーを一般の問い合わせに記載しないでください。安全な受渡し方法は、利用開始の手続きで案内します。